Scriveva Seneca duemila anni or sono: “Mi stupisco sempre quando vedo alcuni chiedere tempo e quelli, a cui viene richiesto, tanto accondiscendenti; l’uno e l’altro guardano al motivo per il quale il tempo viene richiesto, nessuno dei due alla sua essenza: lo si chiede come se fosse niente, come se fosse niente lo si concede. Si gioca con la cosa più preziosa di tutte; il tempo invece li inganna, poiché è qualcosa di incorporeo, perché non cade sotto gli occhi, pertanto è considerato cosa di poco conto, anzi non ha quasi nessun prezzo”.

La sfida principale del project management è quella di raggiungere gli obiettivi del progetto restando all’interno del perimetro costituito dai classici vincoli determinati dal contesto del committente, solitamente il costo, il tempo e lo scopo (nel senso anche della qualità). La sfida secondaria – ma non meno ambiziosa – è quella di ottimizzare l’allocazione delle risorse e integrare gli input necessari a raggiungere gli obiettivi definiti. Queste sfide infine devono essere portate avanti risolvendo i problemi e mitigando i rischi che ciascun progetto, in misura diversa, troverà comunque lungo la sua strada

La gestione dei costi di progetto è dunque uno degli aspetti fondamentali in ogni logica di business.
Ammettiamolo: questo è un problema che può tenere svegli di notte i suoi responsabili!

  • Dove sono allocate le risorse?
  • Quali progetti hanno i più alti margini di profitto?
  • Il progetto è in linea con l’offerta fissata?

Che si costruiscano ponti o realizzino applicazioni software, che si prestino servizi alle imprese o monitorino impianti, l’identificazione di queste tre componenti chiave nella gestione dei costi fa letteralmente la differenza fra un’azienda di successo ed una in cattive acque: la possibilità di accedere immediatamente a tutte le informazioni sulle risorse di un progetto aiuta il management ad individuare i punti problematici e ad invertire i trend negativi, prima che questi diventino un problema generale.
L’allocazione delle risorse su un progetto naturalmente deve essere giustificata dal punto di vista dei costi: non sempre impiegare un maggior numero di persone in un progetto è la migliore soluzione.
Inoltre, comprendere quali siano le persone più produttive in determinate attività aiuterà a prendere decisioni su chi incaricare di quale progetto e per quanto tempo.

Poter compiere valutazioni esatte dei costi generali di progetto in punti predeterminati del suo svolgimento aiuterà quindi a prevenire i problemi ed a formulare una previsione corretta sull’ammontare complessivo dei costi del progetto stesso.
Una volta intrapreso un progetto, infatti, esso sarà legato all’offerta fatta ed andrà portato a termine non solo in modo tempestivo, ma anche producendo un utile per l’azienda una volta ultimata la commessa. Occorre dunque ridurre od eliminare ove possibile tutti i fattori che possono disperdere le risorse utilizzate per il progetto, fattori che sovente rimangono occulti.
Un software on-line di monitoraggio del tempo deve quindi prevedere un sistema di reporting molto potente, essere configurabile con squadre, dirigenti e dipendenti assegnati individualmente alle attività ed ai progetti. I report devono poter essere generati con il click di un pulsante, per ottenere velocemente una panoramica di come il progetto stia procedendo e di quali siano i costi attuali, comparandoli con quelli previsti dal budget totale del progetto.
Imprenditori e manager hanno bisogno di strumenti fatti per ottenere una comprensione chiara e concisa su quali progetti stiano costando soldi e quali invece stiano producendo utili.

Chi non applica nuovi rimedi dev’essere pronto a nuovi mali; perché il tempo è il più grande degli innovatori.
Francis Bacon

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